Hinweis zum Urlaubsverfall: versendet und dokumentiert

Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen; übertragener Urlaub in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs in der Rechtssache Max-Planck (C-684/16) und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) verfällt Urlaub grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten vorher auf ihren Resturlaub und den möglichen Verfall hingewiesen hat.

Was das für Ihr Unternehmen im Einzelnen bedeutet, klärt Ihre Rechtsberatung. Diese Seite beschreibt, wie Chrontic den Hinweis, den Übertrag und die Dokumentation abbildet.

Die Seite Urlaubshinweise zeigt für das gewählte Jahr alle Mitarbeitenden, für die Sie Urlaubskonten verwalten, mit:

• dem Resturlaub je Urlaubsart,
• dem Anteil gesetzlicher Urlaubstage,
• den aus dem Vorjahr übertragenen Tagen und ihrer Frist,
• dem Datum und Absender des letzten Hinweises, oder „Noch nicht benachrichtigt“.

Mit dem Filter Nur noch nicht benachrichtigte bleiben genau die Personen übrig, die in diesem Jahr noch keinen Hinweis erhalten haben. Die Zahlen kommen aus denselben Urlaubskonten, mit denen Chrontic auch Urlaubsanträge, Teilzeitwechsel und Ein- und Austritte berechnet. Es gibt keine zweite Liste, die man abgleichen müsste.

Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus und senden Sie den Hinweis per E-Mail. Die E-Mail nennt:

• den Stand, an dem gezählt wurde, und die Zahl der offenen Urlaubstage, davon die gesetzlichen,
• übertragene Tage aus dem Vorjahr mit ihrer Frist,
• die Bitte, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen, mit einem Link zum Urlaubsantrag,
• den Hinweis, dass nicht genommene Tage nach Ablauf der Fristen verfallen können.

Für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse drucken Sie einen Brief mit demselben Inhalt und vermerken die Übergabe mit Als übergeben markieren. Ein Hinweis kann jederzeit erneut versendet werden, etwa wenn sich der Resturlaub stark verändert hat.

Den Hinweis versenden nur Personen mit der Berechtigung, Urlaubskonten anzupassen, und nur für die Mitarbeitenden, für die diese Berechtigung gilt.

Jeder Hinweis wird als eigener Eintrag gespeichert: Person, Urlaubsart, Jahr, Datum, Absender, Kanal (E-Mail oder Brief), Empfängeradresse, die Zahl der offenen Tage zu diesem Zeitpunkt, die Frist und der vollständige Text, den die Person erhalten hat. Einträge werden nicht bearbeitet. Wer einen Hinweis erneut versendet, erzeugt einen weiteren Eintrag; der frühere bleibt erhalten.

So lässt sich später nachvollziehen, wem wann was mitgeteilt wurde, ohne in Postfächern oder Personalakten zu suchen.

Beim Jahreswechsel überträgt Chrontic offenen Urlaub in das neue Jahr und hält dabei zwei Töpfe auseinander:

• Vertraglicher Urlaub über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus wird bis zur Obergrenze übertragen, die in den Urlaubsregeln festgelegt ist; was darüber liegt, verfällt zum Jahreswechsel.
• Gesetzlicher Urlaub ohne Hinweis wird vollständig übertragen. Liegt ein Hinweis vor, gilt dieselbe Obergrenze; was darüber liegt, wird als offene Verbindlichkeit erfasst und nicht gelöscht.

Die Urlaubsregeln legen außerdem eine Frist für übertragene Tage fest, standardmäßig den 31. März. Bis dahin genommene Tage werden zuerst vom Übertrag abgezogen, vertragliche vor gesetzlichen. Am Tag nach der Frist verfallen nur die noch offenen vertraglichen übertragenen Tage. Gesetzliche Tage ohne Hinweis bleiben unverändert. Gesetzliche Tage mit Hinweis werden nicht automatisch gestrichen, sondern warten auf eine Entscheidung der Urlaubsverwaltung. Jeder Verfall und jede Entscheidung wird im Audit-Protokoll gespeichert.

1. Im Herbst: Auf der Seite Urlaubshinweise den Filter „Nur noch nicht benachrichtigte“ setzen und den Hinweis an alle mit Resturlaub senden.
2. Für Mitarbeitende ohne E-Mail: Brief drucken, übergeben, als übergeben markieren.
3. Zum Jahreswechsel: Chrontic legt die Urlaubskonten des neuen Jahres an und überträgt den Resturlaub, getrennt nach gesetzlich und vertraglich.
4. Im ersten Quartal: Übertragene Tage und ihre Frist stehen auf derselben Seite; bei Bedarf einen weiteren Hinweis senden.
5. Nach der Frist: Offene Entscheidungen zu gesetzlichen Tagen mit Hinweis treffen; offene Verbindlichkeiten stehen auf der Seite Offene Verbindlichkeiten.