Das Arbeitszeitkonto, Monat für Monat berechnet

Das Arbeitszeitkonto zeigt für jede Person, wie viele Stunden sie im Vergleich zu ihrem Vertrag mehr oder weniger gearbeitet hat. Ein gesetzliches Muster dafür gibt es nicht; Regeln wie die Obergrenze für Überstunden oder ob Minusstunden übertragen werden, stehen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. In Chrontic sind diese Regeln deshalb Bestandteile des Vertrags jeder Person und keine unternehmensweite Einstellung.

Jede Person hat ein Arbeitszeitkonto pro Beschäftigung. Es beginnt an einem festgelegten Tag mit einem übernommenen Saldo, zum Beispiel dem Stand aus einer früheren Tabelle oder einem anderen System. Was vor diesem Tag liegt, zählt nicht.

Für jeden Monat rechnet Chrontic:

• Soll: die vertraglichen Stunden pro Wochentag, abzüglich der Feiertage am Arbeitsort der Person.
• Ist: die bestätigten Zeiteinträge des Monats. Einträge, die noch auf Bestätigung warten, zählen noch nicht.
• Gutschriften: genehmigter Urlaub und andere bezahlte Abwesenheiten, ganze und halbe Tage. Ein Urlaubstag oder Feiertag erscheint deshalb nie als Fehlzeit.
• Korrekturen: manuelle Gutschriften oder Abzüge, jeweils mit Begründung.
• Saldo: der Anfangssaldo plus die Differenz des Monats, unter Berücksichtigung der Regeln aus dem Vertrag.

Ändert sich der Vertrag im Lauf des Monats, gilt für jeden Tag der Vertrag, der an diesem Tag in Kraft ist.

Zwei Werte im Vertrag steuern die Überstunden:

• Abgegoltene Überstunden: wie viele Überstunden im Monat mit dem Gehalt abgegolten sind. Erst was darüber liegt, geht in den Saldo.
• Obergrenze für den Übertrag: wie viel Saldo höchstens in den nächsten Monat übertragen wird.

Stunden über der Obergrenze werden beim Sperren des Monats nicht gelöscht, sondern als offene Verbindlichkeit erfasst. Alle offenen Überstunden- und Urlaubsverbindlichkeiten stehen auf der Seite Offene Verbindlichkeiten und lassen sich ganz oder teilweise ausgleichen, mit einer Notiz zu jedem Ausgleich. Solange ein Monat offen ist, zeigt Chrontic an, ob das Sperren eine Verbindlichkeit erzeugen würde.

Ob ein Monat unter Soll übertragen wird, ist eine Einstellung am Vertrag. Bei neuen Verträgen sind Minusstunden eingeschaltet: Der Saldo kann unter null fallen und wird durch spätere Überstunden wieder ausgeglichen. Ein negativer Saldo wird nie stillschweigend auf null gesetzt. Ist die Einstellung aus, bleibt der Saldo nach einem kurzen Monat unverändert.

Zeitausgleich ist eine eigene Abwesenheitsart: ein freier Tag oder halber Tag, der gegen den Überstundensaldo gebucht wird. Der Tag zählt im Monat wie Urlaub, seine Stunden werden vom Saldo abgezogen. Reicht der Saldo nicht, lehnt Chrontic den Antrag ab, es sei denn, der Vertrag erlaubt Minusstunden; dann ist der Antrag möglich, braucht aber eine Genehmigung.

Solange ein Monat offen ist, wird er bei jedem Aufruf neu aus den aktuellen Daten berechnet. Ist der Monat vorbei, kann er gesperrt werden: Der Endsaldo wird festgeschrieben und wird zum Anfangssaldo des nächsten Monats.

• Ein Monat lässt sich erst sperren, wenn der Vormonat gesperrt ist.
• Der laufende Monat und künftige Monate lassen sich nicht sperren.
• In einem gesperrten Monat lassen sich keine Korrekturen buchen und keine Abwesenheiten mehr beantragen, genehmigen oder stornieren.
• Wer einen Monat korrigieren muss, entsperrt ihn mit der entsprechenden Berechtigung; auch das wird protokolliert.

Der Lohnexport prüft, ob die exportierten Monate gesperrt sind. Eine Ausnahme ist möglich und wird ebenfalls protokolliert.

• Mitarbeitende sehen ihr eigenes Arbeitszeitkonto: eine Zeile pro Monat mit Anfangssaldo, Tagen, Soll, Ist, Gutschriften, Zeitausgleich, Differenz und Saldo. Der laufende Monat ist als laufend markiert und zählt das Soll nur bis heute.
• Führungskräfte sehen die Monate der Personen, für die sie berechtigt sind, und können abgeschlossene Monate dort sperren, wo sie die Berechtigung dazu haben.
• Lohnbuchhaltung und Controlling nutzen den Bericht Salden: Urlaub, Abwesenheiten, Überstundensaldo und offene Verbindlichkeiten für Unternehmen, Teams und Personen, mit CSV-Export.